Ghi nhận điểm thưởng liên kết: cộng điểm cho khách mua ngoài sàn
Hướng dẫn người phụ trách điểm cầu lập phiếu ghi nhận điểm cho khách mua hàng hoặc dùng dịch vụ ngoài sàn — chọn khách, đính ảnh chứng từ, nhập số tiền, hiểu hai con số điểm thưởng và phí dịch vụ, lưu nháp hay trả phí ngay, và theo dõi phiếu tới lúc khách nhận điểm.
Khách mua hàng hoặc dùng dịch vụ ngay tại điểm cầu của bạn — tức là ngoài sàn ACTA — vẫn được cộng điểm thưởng, bằng cách bạn lập cho họ một phiếu ghi nhận điểm.
Ai dùng được
- Người phụ trách một điểm cầu ACTA. Bạn thấy tính năng này khi được phân công quản lý ít nhất một điểm cầu và phân công còn hiệu lực. Danh sách trống nghĩa là hiện chưa có điểm cầu nào giao cho bạn.
- Khách nhận điểm là bất kỳ thành viên ACTA nào đang hoạt động. Bạn tìm được họ trong toàn hệ thống, không cần họ phải thuộc tuyến của bạn.
Khách chưa xác minh danh tính vẫn nhận được điểm thưởng liên kết. Nếu tên khách hiện kèm chữ Chưa xác minh, bạn cứ chọn bình thường — chữ đó chỉ nói về hồ sơ của họ, không chặn việc cộng điểm.
Vào ở đâu
Mở Trang cá nhân, bấm thẻ vàng "Ghi nhận điểm thưởng liên kết" (nằm ngay dưới thẻ Cập nhật điểm cầu). Màn hình "Chọn điểm cầu" hiện danh sách những điểm cầu bạn phụ trách; chọn một điểm là vào thẳng danh sách phiếu của điểm đó, và ở đó có nút "Lập phiếu mới".
Thẻ trên Trang cá nhân còn nhắc bạn số phiếu đang nợ phí — đó là tiền đang treo, nên nó được để ngay chỗ dễ thấy nhất.
Câu lưu ý "Giao dịch tự doanh"
Trên màn "Chọn điểm cầu", trên biểu mẫu lập phiếu và trên màn chi tiết phiếu, bạn sẽ thấy một dòng nhắc dạng:
Giao dịch tự doanh do Cơ sở [Tên Điểm Cầu] trực tiếp cung cấp và chịu trách nhiệm xuất chứng từ/hóa đơn bán lẻ cho Quý khách theo quy định.
Nghĩa là: giao dịch bạn đang lập phiếu là giao dịch tự doanh do chính điểm cầu đó trực tiếp cung cấp, và điểm cầu đó chịu trách nhiệm xuất chứng từ hoặc hoá đơn bán lẻ cho khách theo quy định.
Khi bạn chưa chọn điểm cầu cụ thể, dòng nhắc dùng tên chung "Cơ sở điểm cầu"; ngay khi bạn chọn hoặc đã lập phiếu cho một điểm cầu, dòng nhắc đổi sang tên hiển thị công khai của điểm cầu đó — nếu điểm cầu chưa có tên hiển thị công khai, dòng nhắc dùng tên điểm cầu đang lưu trong hệ thống. Tên đã sẵn bắt đầu bằng "Cơ sở" thì không bị lặp lại chữ đó.
Lập một phiếu
Chọn điểm cầu phát sinh giao dịch
Đây là nơi khách đã mua hàng. Nếu bạn vào từ danh sách phiếu của một điểm cầu, ô này đã được điền sẵn — bấm vào để đổi sang điểm cầu khác. Ô tìm kiếm nhận cả chữ có dấu lẫn không dấu, và tìm được theo tên hoặc theo địa chỉ.
Chọn khách nhận điểm thưởng
Gõ từ 2 ký tự trở lên. Tìm được theo tên, số điện thoại hoặc mã thành viên (ví dụ
vn-19918). Danh sách chỉ hiện những tài khoản đang hoạt động.
Nhập số tiền khách đã giao dịch
Là số tiền khách đã trả tại điểm cầu, chưa tính phí giao hàng. Vừa gõ xong, khối Bảng tính ngay bên dưới hiện hai con số: điểm khách sẽ nhận và phí dịch vụ bạn phải trả.
Số tiền lớn bất thường sẽ được hỏi lại một lần để bạn xác nhận — đó là chốt chặn cho một ngón tay lỡ gõ thừa số 0, không phải nghi ngờ gì bạn.
Đính ảnh chứng từ
Ít nhất 1 ảnh, nhiều nhất 5 ảnh. Chụp hoá đơn bán lẻ, phiếu tính tiền, hoặc màn hình báo có của ngân hàng. Ảnh hiện ra ngay sau khi tải xong; bấm dấu ✕ để gỡ một tấm. Trong lúc ảnh còn đang tải, nút nộp tạm khoá lại.
Ghi chú cho quản trị viên (không bắt buộc)
Một dòng ngắn giúp người duyệt hiểu nhanh, ví dụ "khách mua tại quầy, hoá đơn số 00123". Bỏ trống cũng được.
Nộp phiếu, hoặc lưu nháp
Hai nút ở cuối biểu mẫu:
- "Nộp phiếu và trả phí ngay" — phiếu được cấp mã dạng
PHI-260911-001và cửa sổ thanh toán mở ra ngay tại chỗ. - "Lưu nháp, trả phí sau" — cất lại để quay lại làm nốt.
Ảnh chụp bằng điện thoại đời mới thường rất nặng và tải lâu. Nếu máy có tuỳ chọn "Giảm kích thước" hoặc "Vừa" khi chia sẻ ảnh, hãy chọn nó trước khi tải lên — chỉ cần đọc rõ phần tổng tiền là đủ.
Hai con số trong Bảng tính, và ai chịu khoản nào
Đây là chỗ dễ hiểu nhầm nhất, nên nói thẳng: hai con số đi về hai hướng ngược nhau.
| Con số | Ai được / ai trả | Cách tính |
|---|---|---|
| Điểm thưởng liên kết | Khách nhận | Cứ 1.000 ₫ khách giao dịch, khách nhận 3 điểm thưởng |
| Phí dịch vụ | Điểm cầu của bạn trả cho ACTA | 5% số tiền giao dịch |
Ví dụ. Khách trả 1.000.000 ₫ tại điểm cầu của bạn:
- Khách nhận 3.000 điểm thưởng liên kết.
- Điểm cầu của bạn trả cho ACTA 50.000 ₫ phí dịch vụ.
Khách không mất thêm đồng nào ngoài số tiền họ đã trả cho hàng hoá hay dịch vụ. Bạn cũng không lấy tiền của khách để đóng phí — phí dịch vụ là khoản riêng giữa điểm cầu và ACTA.
Phần lẻ dưới 1.000 ₫ không sinh điểm
Điểm được tính theo từng khối tròn 1.000 ₫, phần lẻ còn lại bị bỏ. Giao dịch 1.500.500 ₫ cho ra đúng 4.500 điểm, y như 1.500.000 ₫. Phí dịch vụ thì ngược lại — nó tính trên toàn bộ số tiền, kể cả phần lẻ.
Giao dịch dưới 1.000 ₫ thì khách không nhận được điểm nào, nhưng điểm cầu vẫn phải trả phí dịch vụ. Màn hình nói rõ điều này ngay khi bạn gõ một số quá nhỏ. Với những giao dịch lẻ như vậy, lập phiếu là lỗ — nên cân nhắc trước khi nộp.
Hai tỷ lệ 3 điểm / 1.000 ₫ và 5% là tỷ lệ đang áp dụng, và chúng được ghi cứng vào từng phiếu ngay lúc bạn nộp. Nghĩa là nếu sau này ACTA đổi tỷ lệ, phiếu cũ của bạn vẫn giữ đúng con số của ngày nó được nộp — không có chuyện con số nhảy sau lưng bạn.
Lưu nháp và trả phí sau
Bạn không bị ép trả tiền ngay. Có hai chỗ dừng lại được, và cả hai đều an toàn.
Bản nháp — chưa nộp
Bấm "Lưu nháp, trả phí sau" để cất phiếu lại. Bản nháp cần đủ điểm cầu, khách và số tiền; ảnh chứng từ có thể thêm sau.
Bản nháp chưa có mã phiếu và chưa tính điểm cho khách — nó chỉ là bản thảo của bạn. Mở lại bằng nút "Soạn tiếp" trên thẻ phiếu, mọi thứ bạn đã điền còn nguyên. Nộp xong mới bắt đầu đếm.
Đã nộp nhưng chưa trả phí
Đóng cửa sổ thanh toán giữa chừng không huỷ gì cả. Phiếu vẫn còn, mã phiếu vẫn còn, và trên thẻ phiếu có sẵn nút "Thanh toán phí dịch vụ …" kèm đúng số tiền để bạn quay lại bất cứ lúc nào.
Về cửa sổ thanh toán:
- Mã thanh toán sống 15 phút. Hết giờ thì bấm tạo mã mới — khoản phí vẫn còn nguyên, phiếu không bị huỷ.
- Hệ thống tự nhận khi ngân hàng báo có, bạn không phải bấm gì thêm. Nếu tiền về sau khi bạn đã đóng cửa sổ, phiếu vẫn tự chuyển sang hàng chờ duyệt.
- Cửa sổ thanh toán luôn hiện sẵn dòng "Nội dung chuyển khoản" kèm nút "Chép". Nếu chuyển
khoản tay, hãy chép và dán đúng nguyên văn chuỗi hệ thống đang hiện — viết liền, không dấu
cách, không gạch ngang (ví dụ
PHI260911001VN11001, phần đuôi là mã thành viên của người lập phiếu, viết hoa và bỏ dấu gạch —vn-11001→VN11001; nếu bạn trả phí thay cho một phiếu do đồng nghiệp lập, phần đuôi là mã của đồng nghiệp đó, không phải của bạn) — đừng tự gõ lại hay thêm bớt ký tự nào. Và chuyển đúng số tiền phí đang hiện trong cửa sổ: ACTA đối khớp phiếu của bạn theo cả nội dung chuyển khoản lẫn đúng số tiền — thiếu một trong hai là chưa khớp được.
Phiếu đã nộp — tức đã có mã phiếu — từ trước khi ACTA bổ sung nội dung chuyển khoản riêng vẫn
giữ nguyên mã phiếu có hai dấu gạch ngang làm nội dung chuyển khoản, như trước nay (ví dụ
PHI-260910-0007, không phải PHI2609100007) — cửa sổ thanh toán của những phiếu này hiện sẵn
đúng mã đó, bạn cứ dùng nguyên văn. Phiếu bạn lập (lưu nháp) từ trước đó nhưng nộp sau khi
có thay đổi vẫn nhận nội dung chuyển khoản kiểu mới — mã chỉ được sinh lúc nộp, không phải lúc lập.
Quy tắc an toàn chung cho mọi phiếu: luôn chép và dùng đúng nguyên văn dòng "Nội dung chuyển khoản"
mà cửa sổ thanh toán đang hiện, đừng tự đoán theo phiếu cũ hay mới.
Chưa đóng phí dịch vụ thì phiếu chưa vào hàng chờ duyệt — nó nằm yên đó, không ai xem, và khách chưa nhận được điểm nào. Đây là lý do trang danh sách luôn nhắc bạn số phiếu còn nợ phí.
Sau khi nộp thì chuyện gì xảy ra
Phí đã về là phiếu vào hàng chờ duyệt. Quản trị viên ACTA xem ảnh chứng từ và số tiền, rồi ra một trong ba kết quả:
- Duyệt — hệ thống cộng điểm cho khách ngay lúc đó.
- Yêu cầu bổ sung — bạn nhận được một dòng nói rõ cần bổ sung gì, sửa rồi gửi lại. Gửi lại không mất thêm phí, vì phí đã đóng rồi.
- Từ chối — kèm lý do bạn đọc được nguyên văn.
Hàng chờ được xét theo thứ tự phiếu nộp trước xem trước. Hệ thống không hẹn một mốc giờ cố định, nên hãy theo dõi trạng thái phiếu trong danh sách thay vì canh đồng hồ.
Đọc hai con chip trên mỗi phiếu
Mỗi phiếu mang hai chip, vì có hai câu hỏi khác nhau cần trả lời cùng lúc: quản trị đã xử chưa và tiền phí đã về chưa.
| Chip trạng thái phiếu | Nghĩa là |
|---|---|
| Nháp | Bạn chưa nộp. Chưa có mã phiếu, chưa tính điểm. |
| Chờ duyệt | Đã nộp, đang nằm trong hàng chờ quản trị viên. |
| Cần bổ sung | Quản trị viên cần bạn sửa hoặc gửi thêm chứng từ. |
| Đã cấp điểm | Xong. Khách đã nhận điểm. |
| Từ chối | Phiếu không được duyệt; bấm vào để đọc lý do. |
| Chip trạng thái phí | Nghĩa là |
|---|---|
| Chưa trả phí | Chưa chuyển tiền. Phiếu chưa vào hàng chờ duyệt. |
| Đang chờ tiền | Đã tạo mã thanh toán, đang đợi ngân hàng báo có. |
| Đã trả phí | Tiền đã về. Phiếu đang trong hàng chờ duyệt. |
Một phiếu vừa "Chờ duyệt" vừa "Chưa trả phí" là chuyện bình thường — và đó là trạng thái cần để ý nhất, vì phiếu ấy thật ra chưa hề vào hàng chờ. Hai chip cố ý tách riêng để bạn không đọc nhầm.
Khách nhận điểm khi nào, và nhận ở đâu
Điểm được cộng vào tài khoản ACTA của khách ngay khi quản trị viên bấm duyệt — không phải lúc bạn nộp phiếu, cũng không phải lúc bạn trả phí. Trên phiếu, dòng "Đã cấp điểm thưởng liên kết" cho biết đúng số điểm và thời điểm.
Về phía khách, số điểm này cộng vào điểm tích luỹ chung của họ — chính con số hiện trên Thẻ thành tích.
Câu hỏi thường gặp
Phần lẻ dưới 1.000 ₫ có được tính điểm không? Không. Điểm tính theo từng khối tròn 1.000 ₫; phần lẻ còn lại bị bỏ. Giao dịch 1.500.500 ₫ và 1.500.000 ₫ đều cho khách 4.500 điểm. Nhưng phí dịch vụ vẫn tính trên toàn bộ số tiền, kể cả phần lẻ.
Chưa trả phí dịch vụ thì quản trị có duyệt được không? Không. Phiếu chưa đóng phí không được đưa vào hàng chờ duyệt, nên không ai xem và khách không nhận được điểm. Phiếu vẫn nằm nguyên đó chờ bạn trả phí — không bị huỷ, không mất dữ liệu.
Tôi đã trả phí mà phiếu vẫn bị từ chối thì sao? Phí đã thu sẽ được hoàn lại cho bạn, và bộ phận kế toán liên hệ chuyển khoản — việc hoàn tiền được xử lý riêng, hệ thống không tự hoàn. Màn hình chi tiết phiếu ghi rõ điều này kèm lý do từ chối. Nếu quá lâu chưa thấy liên hệ, hãy báo bộ phận hỗ trợ kèm mã phiếu để được tra soát. Trước khi nộp, đọc kỹ lý do bị từ chối của những phiếu trước là cách rẻ nhất để không lặp lại.
Tôi bị báo lỗi ngay khi nộp phiếu, nói về "nội dung chuyển khoản"? Rất hiếm khi xảy ra, và chỉ liên quan tới mã thành viên của người lập phiếu — không phải lỗi của khách hay của giao dịch. Khi đó hệ thống chưa cấp mã và chưa nộp được phiếu, hiện một dòng lỗi rõ ràng (màn hình có thể gọi đây là "mã giới thiệu") — nhưng phiếu vẫn được giữ lại ở mục Nháp với đủ những gì bạn đã điền. Hãy đọc đúng dòng lỗi rồi liên hệ quản trị viên như dòng lỗi hướng dẫn để được xử lý; sau khi lỗi được xử lý, mở lại đúng phiếu đó bằng "Soạn tiếp" rồi nộp lại — đừng lập một phiếu mới cho cùng giao dịch, kẻo bạn có tới hai bản nháp của cùng một giao dịch.
Hệ thống báo hôm nay đã nhận đủ phiếu, chưa cấp được mã? Toàn hệ thống nhận tối đa 999 phiếu ghi nhận điểm mỗi ngày (tính theo giờ Việt Nam). Giới hạn này chỉ chặn phiếu nộp lần đầu trong ngày — phiếu gửi lại sau Cần bổ sung không bị chặn. Vượt mốc đó, hệ thống chưa cấp mã và chưa nộp được phiếu, nhưng phiếu vẫn được giữ lại ở mục Nháp với đủ những gì bạn đã điền. Sau 0 giờ (giờ Việt Nam), mở lại đúng phiếu đó bằng "Soạn tiếp" rồi nộp lại — đừng lập một phiếu mới cho cùng giao dịch, kẻo bạn có tới hai bản nháp của cùng một giao dịch.
Ảnh chứng từ cần những gì? Ít nhất 1 ảnh, nhiều nhất 5. Thứ người duyệt cần nhìn thấy là tổng tiền khách đã trả và dấu vết của giao dịch: hoá đơn bán lẻ, phiếu tính tiền của quầy, hoặc màn hình báo có của ngân hàng. Chụp đủ sáng, không che mất dòng tổng tiền — ảnh mờ đến mức không đọc được tổng tiền là lý do bị yêu cầu bổ sung thường gặp nhất.
Bản nháp có tự mất sau một thời gian không? Không. Bản nháp nằm lại ở mục Nháp cho tới khi bạn nộp hoặc tự xoá nó.
Một khách được ghi nhận nhiều lần không? Có. Mỗi giao dịch là một phiếu riêng, và mỗi phiếu cần chứng từ riêng của giao dịch đó.
Bài viết này có hữu ích với bạn không?
